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Razones para no usar una cuenta personal de WhatsApp en tu negocio
WhatsApp es una plataforma de mensajería instantánea que se ha convertido en un canal crucial para la comunicación con leads y clientes. Sin embargo, muchos representantes de ventas y atención al cliente utilizan sus números personales en lugar de cuentas verificadas de la empresa.
En este artículo, te explicamos las 7 principales razones por las que no debes usar una cuenta personal de WhatsApp en tu negocio.
Limitaciones en funcionalidades y oportunidades perdidas
Pérdida de trazabilidad y seguimiento de conversaciones
Riesgo de bloqueo y credibilidad
Confusión y pérdida de oportunidades de negocio
Impacto en la imagen corporativa
Falta de análisis de datos
Limitaciones de automatización
Sigue leyendo para saber cómo puedes usar WhatsApp de forma profesional en tu empresa.
DA
Daniel Amieva
11 ene 2024
1. Limitación en funcionalidades e integraciones
Las cuentas personales de WhatsApp (las que usamos todos desde la app del móvil) carecen de la capacidad de configurar mensajes automáticos e integraciones con otros sistemas. Esta limitación puede dejar a tus clientes esperando respuestas y convertirse en un cuello de botella en tus procesos de atención y comunicación, llevando a una mala experiencia.
Utilizar cuentas personales de WhatsApp en lugar de soluciones empresariales como WhatsApp API implica no sólo la pérdida de trazabilidad y automatización, sino también la incapacidad de establecer una conexión efectiva con el CRM de la empresa, por ejemplo Hubspot, Zoho, Pipedrive.
La falta de esta integración entre WhatsApp y tu CRM puede resultar en la pérdida de datos valiosos de los clientes y en la incapacidad para registrar y analizar interacciones clave, lo que finalmente afecta la eficacia de las estrategias de marketing y ventas.
Los mensajes de los clientes no se podrán ver reflejados en el CRM de la empresa y esto puede dificultar el seguimiento de las oportunidades de venta y el análisis del rendimiento de las campañas de marketing.
2. Pérdida de trazabilidad y seguimiento de conversaciones
Cuando se usan cuentas personales de WhatsApp no permiten realizar un seguimiento del historial de interacciones entre las personas del equipo y los clientes. Esto puede ser una barrera gestionar adecuadamente las interaccione y causar malos entendidos y trabajo extra.
Por ejemplo, si un cliente tiene una pregunta o problema, el representante de ventas o atención al cliente puede tener que revisar el historial de conversaciones para comprender la situación. Si la conversación se realizó a través de una cuenta personal, puede ser difícil o imposible de conseguir. Especialmente si se ha llevado a cabo con el teléfono de otra persona.
Para evitar esta situación, lo ideal es usar una plataforma multi-agente que te permita tener visibilidad y trazabilidad de todas las conversaciones que tenga el equipo con los clientes, incluso que permita colaborar y dejar registro interno de notas y comentarios. Si además contamos con la integración al CRM o a una plataforma de e-commerce como Shopify, podremos contar con información actualizada de los pedidos y el historial de interacciones con el cliente.
3. Riesgo de bloqueo y credibilidad
La mezcla de números y cuentas personales con las interacciones comerciales puede afectar negativamente la reputación de la empresa, además de borrar la línea entre la vida personal y laboral de los representantes, lo que puede dañar la credibilidad de la empresa.
Si se tienen interacciones desde un teléfono personal y esa persona deja el equipo es complicado acceder a esas conversaciones, con el posible daño a la privacidad de datos y a la fuga de información confidencial.
Por ejemplo, si un cliente recibe un mensaje personal de un representante de ventas, esto puede generar confusión y desconfianza. El cliente puede tener dudas sobre la persona y la vinculación con la empresa. Cuando un lead hace clic en el ícono de WhatsApp en la página web de la empresa, esperaría interactuar con la marca, no con una cuenta personal.
Además, WhatsApp tiene la facultad de bloquear cuentas que considera que no están siguiendo los Términos y condiciones pudiendo perder desde algunas horas o días de actividad hasta la cuenta por completo.
4. Confusión y pérdida de oportunidades de negocio
El uso de cuentas personales no solo afecta a la empresa, sino también a los colaboradores. La combinación de mensajes personales y profesionales en una misma cuenta puede generar confusión y eliminar la barrera de vida personal y profesional, lo que potencialmente resulta en pérdida de concentración y motivación del equipo.
Sin una plataforma profesional, se pueden tener dificultades para gestionar las conversaciones con varios clientes, lo que puede resultar en una pérdida de tiempo y productividad.
5. Impacto en el análisis de datos
Las cuentas personales de WhatsApp dificultan la recopilación de datos sobre las interacciones con los clientes. Esto significa que las empresas no pueden saber qué mensajes se envían, cuándo se envían, a quién se envían, o cómo se responden.
Esta falta de datos puede dificultar el análisis del rendimiento de las campañas de marketing y la identificación de oportunidades de mejora. Por ejemplo, puedes estar enviando mensajes a los clientes, pero no tienes forma de saber si los clientes están recibiendo los mensajes, si los están leyendo, o si están respondiendo.
Para recopilar datos sobre las interacciones con los clientes, las empresas deben utilizar cuentas de WhatsApp Business API. Estas cuentas ofrecen una serie de funcionalidades que permiten recopilar datos, como:
Informes de análisis: Estos informes proporcionan información sobre las interacciones con los clientes, como el número de mensajes enviados, recibidos y leídos, y las tasas de respuesta.
Segmentación de clientes: Las empresas pueden segmentar a sus clientes en función de sus datos, como su ubicación, sus intereses o su comportamiento de compra. Esto permite a las empresas enviar mensajes más personalizados y relevantes a los clientes.
Automatización: Las empresas pueden automatizar tareas, como el envío de mensajes de bienvenida o el seguimiento de clientes. Esto puede ahorrar tiempo y recursos a las empresas.
6. Pocas opciones de automatización
Las cuentas personales de WhatsApp no permiten automatizar las tareas, como el envío de mensajes de bienvenida o el seguimiento de clientes. Esto puede resultar en una pérdida de tiempo y productividad para los representantes de ventas y atención al cliente.
Conclusión
En resumen, el uso de cuentas personales de WhatsApp para actividades empresariales resulta desventajoso en múltiples aspectos, desde la pérdida de oportunidades de seguimiento hasta el impacto negativo en la imagen de la empresa.
La automatización de WhatsApp API es una herramienta versátil que puede ser utilizada por empresas de todos los tamaños y sectores. Es una inversión que puede ayudar a las empresas a mejorar su servicio al cliente, sus resultados y su eficiencia.
HC
Daniel Amieva
